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E' un modulo particolarmente adatto agli uffici tecnici che vogliono gestire le revisioni dei files con autorizzazione.
Si configurano 2 archivi, uno per i documenti correnti e uno che raccoglierà i documenti storici (versioni precedenti) e 3 tipi di utenti, i Revisori, i Controllori e i Certificatori. Gli archivi sono PER DEFINIZIONE in sola lettura PER TUTTI, amministratori compresi. Per modificare un documento occorre avviare un "processo di revisione".
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Il file da modificare viene portato in una cartella di lavoro dove accedono solo gli utenti autorizzati, nel record originale viene applicato un avviso per gli altri utenti (documento in corso di revisione da ...).
Una volta completata la revisione, il documento viene passato alla fase successiva di Controllo e poi a quella finale di Certificazione. Con la certificazione, avviene la SOSTITUZIONE del documento corrente con quello nuovo e il vecchio viene inviato a storico.
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Con la gestione delle revisioni, il documento ha sempre la stessa posizione e lo stesso nome file, la conclusione del processo sposta e rinomina il documento revisionato, mentre il nuovo prende il suo posto.
Questo aspetto è particolarmente significativo; immaginiamo di avere un documento word che richiama altri 4 documenti, se ne modifichiamo uno cambiandogli nome, dovremo modificare anche il documento che lo richiama, se lo modifichiamo mantenendo lo stesso nome, il riepilogativo richiamerà il nuovo documento senza dover apportare modifiche.
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