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In un sistema documentale elettronico, il primo obbiettivo deve essere quello di eliminare la produzione dei documenti cartacei quando è possibile sostituirli con documenti elettronici in formato statico e validati con firma digitale. Risulta quindi fondamentale creare un collegamento tra il sistema documentale e il o i sistemi gestionali che producono documenti elettronici.
ArchiSpool consente di definire regole di trattamento dei file che vengono generati da altri software e procedere automaticamente alla loro archiviazione. Si possono interpretare diversi formati di file, i più noti sono i file ascii, Ibm print Control, Ibm Ansi, Postel e soprattutto i file PDF (1)
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