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Caratteristiche di ArchiSpool
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Per realizzare un archivio elettronico e creare le premesse per una buona Conservazione Sostitutiva, il primo obbiettivo deve essere quello di eliminare, quando è possibile, la produzione di documenti cartacei e sostituirli con documenti elettronici in formato statico e validati con firma digitale. Risulta quindi fondamentale creare un collegamento tra L'Archivio Elettronico e il Software gestionale Erp affinche i documenti prodotti vengano automaticamente inseriti nell'archivio elettronico e resi disponibili per la validazione con firma digitale e, quando necessario, marca temporale.
ArchiSpool consente di definire regole di trattamento dei file che vengono generati da altri software e procedere automaticamente alla loro archiviazione. Si possono interpretare diversi formati di file, i più noti sono i file ascii, Ibm print Control, Ibm Ansi, Postel e soprattutto i file PDF (1)
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Leggere gli spool per acquisire dati
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La lettura di uno spool di stampa può essere utile anche quando il documento viene prodotto su carta, poichè ci fornisce in anticipo i dati di ricerca dei documenti che dovremo acquisire con lo scanner. Se ad esempio archiviamo lo spool dei documenti di trasporto emessi, in fase di acquisizione del cartaceo avremo la necessità di interpretare pochi dati (ad esempio la serie ed il numero) e abbinare l'immagine ai dati già acquisiti con lo spool.
(1) la postazione che esegue il programma deve essere dotata di Acrobat standard o professional.
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Tag: Elborazione, automatica, file, pdf, spool, stampa, ascii, ibm print control,Acrobat
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