Gli obblighi

Lo studio tributario provvede anche a trasmettere per conto delle ditte clienti, Dichiarazioni, Atti e pagamenti tramite i diversi sistemi telematici in qualità di Intermediario.

Tra gli obblighi che il professionista assume in qualità di Intermediario vi è anche la Conservazione di una copia dei dati trasmessi, in un formato riproducibile su un modello conforme a quello approvato, delle ricevute di trasmessisione, nonchè degli eventuali esiti.

La conservazione delle ricevute risulta importante anche ai fini dei controlli interni poichè non è detta che lo studio trasmetta per conto di Tutti i clienti; alcuni potrebbero provvedere per loro conto o tramite altri intermediari, per cui la “contabilità” dei modelli e delle ricevute non è cosa del tutto semplice.

Prendiamo il caso degli F24: lo studio produce un certo numero di F24 (ipotizziamo 100), di questi provvederà a trasmetterne direttamente una parte (ipotizziamo 50) tramite il servizio Entratel, altri potrebbero essere trasmessi tramite Banca (ipotizziamo 30) ed i restanti potrebbero essere trasmessi direttamente dalle singole ditte.

Con la conservazione cartacea, una operazione di questo genere, comporta un lavoro non indifferente di stampa e fascicolazione, con la conservazione elettronica invece, il procedimento può essere interamente completato senza produrre neanche un foglio di carta e con la possibilità di controllare facilmente che tutti i documenti siano stati prodotti e trasmessi.

Conservare dichiarazioni

Grazie all'elaborazione delle stampe prodotte, si potrà automatizzare l’archiviazione della copia del modello, partendo da una semplice stampa PDF.

Nell’archivio delle dichiarazioni, troveremo un record per ogni modello generato sul quale l’intermediario entro 30 giorni dalla trasmissione, dovrà porre la firma digitale.

Le ricevute di spedizione

Con la trasmissione, il sistema genera una ricevuta che in genere può essere memorizzata come file pdf. In tale file vengono riportati gli estremi della trasmissione (elenco dei modelli trasmessi) e per ogni soggetto fiscale, viene generata una pagina specifica con i dati di quella ditta.

Elaborando tale ricevuta, il sistema può innanzitutto Archiviare il file complessivo che è stato ricevuto (Riepilogo della trasmissione), ma il software provvederà  a ESTRARRE LE SINGOLE RICEVUTE e inserirle nell’archivio delle dichiarazioni COLLEGANDO il modello originale. Il collegamento è una sorta di link tra la dichiarazioni vera e propria e la pagina relativa alla ricevuta di spedizione di quel modello.

Collegamento con protocollo

I modelli che vengono trasmessi direttamente dalle ditte, non avranno una ricevuta collegata, per questi il responsabile potrà collegare il messaggio Email o fax che attesta di aver inviato il modello alla ditta affinchè questa provveda alla spedizione.

Il collegamento sostituisce a tutti gli effetti la fascicolazione cartacea rendendo facile e veloce il controllo.

Chiusura Periodica

Con cadenza almeno annuale, e comunque prima della spedizione della dichiarazione dei redditi dell’anno successivo, l’intermediario dovrà provvedere all’assolvimento del compito di Conservazione, generando il supporto sostitutivo opportunamente firmato e marcato.

Gli archivi cosi ottenuti possono sostituire a tutti i fini di legge la conservazione cartacea.

Il processo è semplice, non occorre suddividere l'archivio per Azienda poichè, lo ricordiamo, questo è l'archivio dell'intermediario. Tuttavia per le Ditte di cui si è provveduto ad effettuare la conservazione delle stampe, si può "aggiungere" al supporto fiscale dei libri e registri, una copia "informale" delle dichiarazioni e ricevute.

Incarichi e impegni

In aggiunta a modelli e ricevute, occorre prendere in considerazione altre attività che spesso sono accompagnate dalla emissione di documenti.

L’incarico è una sorta di contratto tra la ditta e l’ìntermediario nel quale la prima affida  al professionista il compito di FORMARE e SPEDIRE la dichiarazione.

A fronte di un incarico, il professionista deve rilasciare un IMPEGNO A TRASMETTERE. Tale impegno può essere anche quello riportato sul modello, oppure un documento da emettere PRIMA della consegna del modello.

Per l'instaurazione del rapporto è necessario rilasciare un'Informativa sul trattamento dei dati che il cliente deve sottoscrivere e il professionista conservare.

La prassi

Quando si ricevono documenti, occorre rilasciare la dichiarazione di consegna contenente l'elenco dei documenti ricevuti.

La norma non prevede una particolare modalità di formazione e conservazione di tali documenti, ma è opportuno che presso l’intermediario questi siano disponibili, anche ai fini della Certificazione di Qualità.